Alles verzamelen. Het lijkt eenvoudig, maar dat is het niet.

Als je met Getting Things Done® start is een mind dump het eerste wat je moet doen. Bij een mind dump gebruik je een triggerlijst die je overloopt om zoveel ideeën, gedachten, taken,... te vangen.

Het is natuurlijk niet voldoende om alleen met die lijst van de mind sweep te werken. Dat is eigenlijk maar een momentopname. Na zo'n mind sweep komt er al vrij snel nieuwe informatie binnen. Nieuwe taken, nieuwe dingen die je niet mag vergeten. En tegenwoordig is dat heel erg. De huidige mens krijgt op één dag meer informatie te verwerken dan een mens van 100 jaar geleden gedurende heel zijn leven. Kranten, TV, radio, email, vergaderingen, telefoon, SMS, Twitter, Facebook,... En heel wat van die informatiestromen resulteren in taken en dingen die moeten gebeuren of onthouden worden:

  • een mail van uw baas met een nieuw project
  • een SMS van uw partner met de vraag om brood mee te brengen
  • iets op Facebook dat je doet beslissen om bvb tickets te kopen voor een optreden
  • een artikel in de krant dat je doet beslissen om eens naar de boekhouder te bellen
  • ...
En al deze dingen die de hele dag op je af komen mogen niet in uw hoofd belanden. En dat is, wat mij betreft, het moeilijkste van GTD. Alles, maar dan ook echt alles, ergens noteren.

Hoe?

Het moeilijke aan alles noteren is niet de actie zelf, maar wel het brein ervan overtuigen dat je het echt niet zal onthouden. En ook ik trap af en toe nog in die val. Heel af en toe wint mijn brein en noteer ik iets niet. En dan vergeet ik het en komt het later opnieuw naar boven in mijn brein. We hebben het allemaal wel al eens meegemaakt dat we naar de keuken gaan en daar aangekomen geen idee meer hebben wat we kwamen doen. Waarmee ik niet wil zeggen dat je eerst moet noteren wat je gaat halen in de keuken voor je er naartoe gaat. Dat zou absurd zijn.

Om het brein ervan te overtuigen dat we het echt moeten noteren moet eerst en vooral de drempel om te noteren zo laag mogelijk zijn. Het moet snel gaan met zo weinig mogelijk moeite. Het moet echt vanzelf gaan. Dus als je eerst uw smartphone moet nemen (of zoeken), hem aanzetten, paswoord invullen, de app zoeken, wachten tot de app opgestart is, binnen de app naar een bepaalde plaats gaan en daar dan pas noteren? Dat is te veel weerstand. In deze situatie gaat uw brein elke keer winnen. Het is veel eenvoudiger om snel iets op te schrijven in een notitieboekje dat je altijd bij de hand hebt. Toen ik startte met GTD had ik altijd notitieboekjes bij de hand. Zelfs op het nachtkastje lag er één klaar voor als ik in bed nog aan iets dacht (en dat heeft echt zijn dienst bewezen). Ondertussen ben ik ben volledig digitaal. Ik gebruik de GTD app Nozbe en die kan ik op elke computer en webbrowser en smartphone gebruiken. Als ik niet achter een computer zit (het gebeurt, echt waar) ben ik aangewezen op mijn telefoon. Iets toevoegen aan Nozbe is ondertussen heel eenvoudig geworden. Ik zet mijn iPhone aan en dankzij de gezichtsherkenning staat hij in een fractie van een sconde klaar. Dan moet ik enkel nog hard drukken op het icoontje van Nozbe en in het menu dat dan verschijnt kiest ik "Snel toevoegen". En dan kan ik beginnen typen. Soms gebruik ik Braintoss. Dat is een app met 3 grote knoppen. Eentje om een foto te maken, een andere om iets in te spreken en de laatste om tekst te typen. En alles wordt gewoon doorgestuurd naar een emailadres naar keuze. In de auto probeer ik Siri te gebruiken door het volgende te zeggen: "Hey Siri, in Nozbe, voeg een nieuwe taak toe". En dan vraagt siri wat ik wil toevoegen en dat kan ik gewoon dicteren. Maar dat lukt jammer genoeg niet altijd even goed omdat er soms te veel omgevingslawaai is. Een betere oplossing zou een voice recorder zijn. Die moet je gewoon pakken, op een knop duwen en dicteren. Maar die investering heb ik nog niet gedaan.

In sommige gevallen is zelfs noteren niet voldoende. Het is dan wel uit uw hoofd maar af en toe heb je uw hoofd echt wel nodig om iets even te onthouden. Als je partner je vraagt om na het werk brood te gaan halen dan kan je daarvoor een herinnering op je telfoon zetten. En in het beste geval zal je die herinnering ook zien verschijnen. Maar waarschijnlijk niet als je net in de buurt van de bakker bent. Dus dan is de kans nog steeds groot dat je er niet aan gaat denken op het moment dat je in de buurt van de bakker bent. Geef toe, dat hebben we allemaal al wel eens meegemaakt.

Dit zijn situaties die je niet kan vermijden. Het is technisch mogelijk om herinneringen te maken op basis van je locatie. Maar dat werkt niet altijd even goed. Ik heb het geprobeerd en heel regelmatig gaat de melding af als je al even voorbij de locatie bent.

Alles, alles, alles!

Het is belangrijk om echt alles te noteren. Gewoon zonder nadenken, dumpen. Later ga je alles wat je genoteerd hebt bekijken en beslissen wat ermee moet gebeuren. Dus elke gedachte, hoe stom ook, moet genoteerd worden. Ik noteer per dag tussen de 30 en de 50 dingen. Het grootste deel daarvan zijn dingen die niet dringend zijn en misschien zelfs pas binnen een paar weken moeten gebeuren of misschien zelfs helemaal niet. Maar het moet uit mijn hoofd. Op het moment dat ik deze lijst ga verwerken zijn er meestal al een aantal taken afgewerkt of niet meer aan de orde. En een ander deel zet ik ergens opzij om één van de volgende dagen of weken te doen.

Het zijn ook niet altijd taken die ik noteer. Soms is het een foto van bvb de verpakking van de inkt voor mijn printer, een leuke quote voor tijdens de training sessies, een link naar een artikel dat ik wil lezen, een link naar een podcast,... Dus die 30 tot 50 dingen die ik per dag noteer zijn niet allemaal taken. Gelukkig. Het wil wel zeggen dat ik op een week tijd tussen de 200 à 350 dingen noteer. Dingen die niet in mijn hoofd blijven rondslingeren. Dingen die in mijn GTD lijsten belanden.

Je gaat nu waarschijnlijk denken dat een normaal mens dat toch allemaal niet gedaan krijgt. Toch wel. Een groot deel van de dingen die ik noteer en die als taken in mijn lijsten terecht komen zijn korte taken. Dingen die soms maar een paar minuten duren. Iets vragen aan iemand, een mailtje sturen, iets printen,... En soms mag je ook dingen gewoon verwijderen omdat ze niet meer nodig zijn. Je moet bvb het brood niet meer gaan halen omdat je vrouw heeft laten weten dat ze zelf al geweest is.

Op dit moment heb ik 167 projecten in mijn lijsten staan met in totaal 863 taken. Maar slechts een fractie van deze taken moeten de komende dagen gebeuren. Er zijn er zelfs bij die ik dit jaar niet meer ga doen. Maar ik wil ze zeker niet in mijn hoofd hebben rondslingeren maar wel in mijn systeem bewaren en regelmatig opnieuw zien verschijnen. Want wie weet... volgende week is er misschien iets veranderd waardoor het ineens toch kan of moet gebeuren.

In totaal zijn er momenteel maar 14 actieve projecten met samen 118 taken. Maar ook hier zijn er heel wat taken die niet de komende dagen moeten gebeuren. Echte eerstvolgende acties, taken die de komende dagen moeten gebeuren , zijn er maar 58.

Dus van heel die hoop zijn er maar een beperkt aantal dingen die echt op korte termijn moeten gebeuren. Gelukkig maar.

"Maar in die lijst vindt een kat haar jongen toch niet!" hoor ik u denken. Moest het echt in 1 lijst zitten dat zou dat inderdaad kloppen. Maar zo werkt GTD niet. In GTD wordt er op een bepaalde manier met lijsten gewerkt waardoor alleen maar de dingen naar boven komen die belangrijk zijn en die vandaag of zo snel mogelijk moeten gedaan worden. En de andere lijsten worden op op regelmatige basis bekeken.

Dus... Wat hebben we vandaag geleerd? ;-)

  • Noteer alles
  • Zorg ervoor dat het proces om iets te noteren zo eenvoudig mogelijk is
  • Het is niet erg dat er heel veel op uw lijsten staat. Integendeel. Dat is normaal.
  • Never trust the brain :-D
  • ...

Tot binnenkort.

Jan.

BAASOVERJETIJD IS EEN ONDERDEEL VAN JBS BVBA EN VERBONDEN AAN MEEREFFECT EN THE DAVID ALLEN COMPANY
ERNEST OURYSTRAAT 42, 3320 HOEGAARDEN - - 0496/10.97.26
BAASOVERJETIJD IS EEN ONDERDEEL VAN JBS BVBA EN VERBONDEN AAN MEEREFFECT EN THE DAVID ALLEN COMPANY
ERNEST OURYSTRAAT 42, 3320 HOEGAARDEN
- +32 496 10 97 26