Een volledig overzicht van al mijn blog posts over efficiënter werken

Ik breng niet graag slecht nieuws, maar iemand moet het doen.

Tijdens bijna elke opleiding krijg ik van de deelnemers de vraag of ze zowel hun professionele als hun persoonlijke taken in hetzelfde systeem moeten steken.

Het antwoord op deze vraag kan je in deze blog post vinden.

De theorie achter een productiviteitssysteem zoals Getting Things Done® is niet moeilijk. Een paar eenvoudige stappen die je moet volgen. Eigenlijk gewoon je gezond verstand gebruiken.

Maar waarom is het dan zo moeilijk om het te implementeren? Om het vol te houden?

Ik weet niet hoe het met jou zit, maar ik heb een hekel aan due dates. Ik heb geen probleem met deadlines, maar wel met het idee achter het due date veld en hoe het werkt.

Ik gebruik nooit due dates omdat ik een veel beter alternatief heb.

Enkele jaren geleden begonnen e-mailprogramma's de mogelijkheid te bieden om e-mails te snoozen. Om e-mails voor een bepaalde periode uit je inbox te halen om dan later terug te verschijnen. Binnen enkele uren, morgen, volgende week,...

Dat lijkt de ideale oplossing om je inbox leeg te krijgen. Maar is dat wel zo?

Omgevingsfactoren spelen een grote rol in het al dan niet efficiënt en succesvol afwerken van een taak.

Sterker nog: je kunt je omgeving perfect afstemmen op de soort taak die je moet doen. Dat noemen we contextueel werken.

Vliegen de taken je om de oren? Top, toch? Maar de kunst is om ze niet te laten vliegen, wel om ze goed in te plannen in je dagelijkse of wekelijkse planning. En hoe eenvoudig dat ook mag klinken, toch loopt het juist daar weleens mis.

Hoe vaak heb je een taak onderschat in tijd? Of te laat gezien, waardoor je meteen in de zesde versnelling bent geschakeld om alles gedaan te krijgen?

Meer dan eens, durf ik gokken. En dat betekent: stress!

Efficiënter of sneller werken wil niet per se zeggen dat je gepakt en gezakt moet zijn met ingenieuze systemen. Soms zijn er natuurlijk wel tools nodig, maar er zijn ook heel kleine, makkelijke dingen waardoor je letterlijk naar een hoge versnelling kunt schakelen.

Zeker als je dagelijks met je computer in de weer bent, zijn er een paar quick wins die je leven een stuk makkelijker maken. Oké, je wint er geen uren per dag mee, maar vele kleine dingen samen maken echt wel een wereld van verschil. Ik zet ze in deze blog op een rijtje.

Niets zo verkwikkend als een goede nachtrust, toch? Maar dat is voor heel wat mensen – en zeker ondernemers – helaas makkelijker gezegd dan gedaan. En slecht slapen laat zijn sporen na. Op gezondheidsvlak, maar ook op werkvlak. Want je productiviteit daalt zienderogen.

Op welke manier? Dat leg ik je graag uit in deze blog.

Je hebt het waarschijnlijk zelf al ervaren: een klant laat je weten dat de planning onverwacht veranderd is, en dat betekent dat jij je werk sneller moet opleveren. Vanaf dat moment ga je anders om met je tijd en ga je andere beslissingen nemen. Maar je zult op tijd klaar zijn.

Ergens klinkt het logisch, nietwaar? Als je minder tijd hebt – denk aan de periode vlak voor je vakantie, waarin plots nog veel taken en deadlines afgewerkt moeten worden – ga je bijna als vanzelf efficiënter werken. En krijg je dus meer gedaan in minder tijd.

Een tijdje geleden las ik een verhaal van een professor die aan zijn studenten het begrip perceptie wilde uitleggen. Hij deed dat zonder veel woorden. Het enige waarvan hij gebruikmaakte was een glazen bokaal, stenen, zand en water. Het deed me meteen denken aan mijn eigen opleidingen om efficiënter te werken.

Benieuwd naar het verhaal van de professor en waarom ik het persoonlijk een mooie metafoor vind voor timemanagement? Je leest het hier!

Harder of meer werken staat voor veel mensen gelijk met meer werk verzetten. Maar zo eenvoudig is het meestal niet. Natuurlijk krijg je in acht uur meer gedaan dan in vier uur. Maar langer werken zal niet evenredig meer opbrengen.

Waarom niet?

Dat lees je in deze blog.

Uitstelgedrag: de ene heeft er al wat meer last van dan de andere. Toch maken we er ons allemaal weleens schuldig aan. En af en toe kan dat zeker geen kwaad, maar het wordt wel een probleem als je te pas en te onpas taken uitstelt.

Je brein helpt er ook al niet veel aan, want het zal er alles aan doen om – zodra het de kans krijgt –iets uit te stellen. Met grote en moeilijke taken op kop. Een klein smeerlapje is het, dat brein.

De oplossing om je brein te slim af te zijn? Hak die grote taak in kleine stukjes en je maakt makkelijker komaf met dat vervelende uitstelgedrag.

Ik hoor het ondernemers vaak zeggen: ‘plannen is niet mijn sterkste kant’, ‘ik ben een echte chaoot’, ‘mijn dag loopt vaak in het honderd’ …

En dat is jammer, want plannen is echt zo moeilijk niet. Meer nog: iedereen kan het, maar je moet er wel een beetje moeite voor doen. 😀 Deze tips zetten je al op de juiste weg.

Morgen werk je van 9 tot 12 uur voor klant X, de dag daarna voor klant Y, overmorgen plan je in de namiddag een aantal afspraken na elkaar of werk je je administratie bij … De werkdag volplannen met tijdsblokken kan voor sommigen een efficiënte manier van werken zijn. Bijvoorbeeld voor virtual assistants, grafisch ontwerpers, vertalers … mensen die meestal thuis werken en diensten leveren.

We noemen dat hyperscheduling.

Of je nu start met een groot project, een belangrijke presentatie of je sportsessie … de eerste stap nemen is altijd de moeilijkste. Dat geldt voor heel wat mensen, en dus ook voor ondernemers. Wil je een project tot een goed einde brengen? Dan is het echt niet nodig om alle stappen en fases van dat project vooraf al te bepalen.

Maar wel die allereerste stap. Die is voldoende om succes te boeken.

Die paar weken vakantie zullen deugd doen. Eindelijk tijd voor leuke dingen, qualitytime met familie, en vooral: géén moetjes. Kortom: de batterijen opladen!

Maar als ondernemer denk je altijd een paar stappen vooruit. Ook nu. En zit je stiekem alweer met die eerste werkdag na je verlof in je hoofd. Het is sterker dan jezelf. Op zich is dat geen probleem, tenzij het je spontaan angstzweet bezorgt.

Mijn advies? Laat het zover niet komen. Want het is zonde van die fijne vakantie die zo deugd gedaan heeft. Met deze tips maak je post-vakantiestress een kopje kleiner.

Als we nu eens altijd even productief waren, zou het werk een pak vlotter verlopen, toch? Helaas is dat niet het geval. We hebben allemaal periodes dat we minder efficiënt zijn, en periodes waarin het allemaal als een speer lijkt te gaan. Heel normaal.

Wanneer ben je dan het productiefst? Het zal je verbazen (of misschien niet), maar tijdens de weken voor een langere vakantieperiode krijgen de meeste mensen meer gedaan.

Meer sporten, gezonder eten, eindelijk die cursus timemanagement volgen om georganiseerder te kunnen werken en leven ... Voornemens geven een goed gevoel, want je gaat eindelijk een paar aspecten van je leven verbeteren. Omdat je voelt dat het nodig is.

Dus trek je in je nieuwste sportoutfit je loopschoenen aan voor een paar kilometertjes joggen. En de dag daarna ook en een week later ook. Of start je gemotiveerd met die onlinecursus timemanagement. Of ga je in de keuken aan de slag met het nieuwste boek van Pascale Naessens. Wat gaat dat goed! Maar dan – plots – val je stil. Letterlijk. En trap je in de valkuil die enthousiasme heet.

Ken je dat zalige ahagevoel? Vast wel. Volgens Wikipedia is de aha-erlebnis, of letterlijk vertaald de aha-ervaring, een situatie waarin iemand nieuwe inzichten krijgt. Maar die definitie schiet wat tekort, naar mijn gevoel. Wat net na die aha-erlebnis volgt, dát is waar het echt om draait.

Vrijdagnamiddag 16:14 kwam er een Whatsapp binnen van een goede vriend: "Ik ben tot een inzicht gekomen...".

Enkele jaren geleden, toen ik net gestart was met het geven van opleiding was hij een van mijn eerste deelnemers. Maar ondanks het inzicht dat het een goed systeem is slaagde hij er niet in om het te implementeren. "Te veel overhead.", "Er komt gewoon te veel binnen.", "Ik moet er te veel bij nadenken", "Het moet sneller gaan.",...

Als drukbezette ondernemer heb je timemanagement vast weleens op je agenda gezet. In de vorm van een boek dat je las, of een opleiding die je volgde ... Allemaal supergoede inspanningen, maar toch houdt je werk je nog steeds uit je slaap. Hoe dat komt?

Er zijn twee redenen: het ligt aan jou, of aan (de kwaliteit van) de opleiding die je volgde.

In deze blog leg ik het graag uit.