Je kan je pas goed voelen bij wat je niet doet,
als je weet wat je niet doet

Enkele weken geleden kwam er plots een dringende grote opdracht op mijn takenlijst. Niet groot in de zin van een dikke klant maar eerder groot omdat er op korte termijn heel wat voorbereidend werk moest gebeuren. En zoals de meeste professionals heb ik geen gebrek aan werk :-) Het zag er naar uit dat ik zo goed als alles moest laten vallen om dit project tot een goed einde te brengen.

Het is op zo'n moment dat de kracht van Getting Things Done® extra duidelijk wordt. Ik was natuurlijk al met vanalles bezig. Zo stonden er aantal artikels die ik wou schrijven op de planning, een aantal aanpassingen aan mijn website, mijn social media voor de komende maanden inplannen, enz... Genoeg werk om een aantal weken lekker door te kunnen werken. En dan kwam er onverwacht iets groot bij.

De meeste mensen zouden enkele Engelse schuttingswoorden gebruiken en dan als 'een kieken zonder kop' aan de slag gaan en de hele tijd hopen dat ze niets vergeten. Met andere woorden: hopen dat het goed komt.

Niet met Getting Things Done®. David Allen zegt 'Je kan je pas goed voelen bij wat je niet doet, als je weet wat je niet doet.'. En aangezien ALLES wat ik wil en moet doen in mijn Getting Things Done® systeem zit, heb ik een perfect overzicht.

Ik bekeek eerst mijn lijst met eerstvolgende acties. Dat zijn alle taken die ik die week wou en moest doen. Ik moest gewoon elke taak op die lijst overlopen en beslissen of ze echt dringend moest gedaan worden of dat ik ze kon uitstellen tot na het nieuwe project. Omdat de meeste minder belangrijk waren dan de nieuwe opdracht viel het grootste deel al direct af. Vanaf dat moment wist ik perfect wat ik de komende dagen kon en moest doen. Dat op zich brengt al heel veel rust.

Uiteraard komt er elke dag nog extra werk mijn kant op, maar voor alles wat binnenkomt ga ik tijdens het beslismoment bepalen of het dringend is of het enkele weken kan wachten.

De voorbereiding voor de nieuwe opdracht vroeg meer werk dan ik op een week klaar kon krijgen. Maar daar moest ik mij voorlopig geen zorgen over maken. Ik kon mij gewoon op de huidige week focussen want op het einde van de week doe ik mijn wekelijks onderhoud en pas dan ga ik beslissingen nemen voor de komende week.

Tijdens zo'n wekelijks onderhoud ga je oa. de komende week voorbereiden. Hoe ziet je agenda eruit? Welke taken en projecten wil en moet je doen? Na zo'n wekelijks onderhoud heb ik opnieuw een perfect overzicht over wat ik ga doen maar ook over wat ik NIET ga doen. Want ik heb al mijn projecten die in mijn Getting Things Done® systeem zitten overlopen en beslist of ze de komende week moeten gebeuren of niet. In dit geval dus vooral niet.

Ondertussen zijn de voorbereidingen achter de rug en is het project met succes afgerond. En dat zonder enige stress. En in mijn vorig wekelijks onderhoud heb ik mijn projecten en taken van voor de opdracht er terug bijgenomen en opnieuw ingepland. Dus ik ben weer klaar om verder te werken met wat ik toen bezig was (en een paar extra dingen natuurlijk ;-).

Jan

BAASOVERJETIJD IS EEN ONDERDEEL VAN JBS BVBA EN VERBONDEN AAN MEEREFFECT EN THE DAVID ALLEN COMPANY
ERNEST OURYSTRAAT 42, 3320 HOEGAARDEN - - 0496/10.97.26
BAASOVERJETIJD IS EEN ONDERDEEL VAN JBS BVBA EN VERBONDEN AAN MEEREFFECT EN THE DAVID ALLEN COMPANY
ERNEST OURYSTRAAT 42, 3320 HOEGAARDEN
- +32 496 10 97 26