Waarom het bepalen van de juiste eerstvolgende actie zo belangrijk is

Tijdens een opleiding bespreken we elk van de 5 stappen van GTD in detail. En bij de eerste stap, verzamelen, vraag ik de deelnemers om in hun handtas of portefeuille of rugzak of... te kijken of er spullen in zitten die er eigenlijk niet in thuis horen. En meestal vinden ze wel iets. Een paar jaar geleden haalde één van de deelnemers een opgevouwen A5-je uit haar portomonee. Dat A5-je was al zodanig versleten dat het met de nodig voorzichtigheid moest behandeld worden. We hebben er dan ook de rest van de dag naar gerefereerd als 'het voddeke'.

In de tweede stap, beslissen, gaan we aan de slag en gaan we de dingen die we tot dan verzameld hebben, verwerken. En omdat ik heel nieuwsgierig was naar wat 'het voddeke' nu eigenlijk was heb ik een beetje aangedrongen om dat item te verwerken. En dat was mijn beste 'move' van die dag.

Het eerste wat je moet doen bij het beslissen is je afvragen 'Wat is dit'. En het bleek een lijst van strips te zijn. Zowel zij als haar man (die naast haar zat) bleken stripliefhebbers te zijn en omdat zij niet kon onthouden welke strips ze wel of niet hadden, had ze een hele tijd geleden een lijst gemaakt. En telkens als ze strips ging kopen kon ze het lijstje raadplegen en er zo voor zorgen dat ze niets dubbel kocht.

De volgende vraag in het beslissingsproces is bepalen of er een actie aan vast hangt. Haar antwoord was 'Ja, ik moet het dringend eens overschrijven op een ander blad want dit valt bijna uiteen'. Een niet doorwinterde GTD'er zou dan beslissen dat dat de eerstvolgende actie is. En dat is ook wat zij deed. Maar ik vroeg nog even verder: 'Waarom is dat dan nog niet gebeurd? Want het lijkt toch al een hele tijd in je portomonee te zitten.'. Ik verwachtte een antwoord in de aard van 'Omdat ik daar nooit naar kijk. Alleen als ik in de winkel sta om strips te kopen.' En dat had een goede reden geweest. Maar toen werd het interessant. Dit is hoe het gesprek verder ging.

Zij: 'Omdat het eigenlijk eerst up to date moet gebracht worden. Ik heb al strips gekocht die ik niet heb aangeduid op de lijst.'

Ik: 'Ah, dan is dat misschien je eerstvolgende actie'

Zij: 'Ja, ik denk het.'.

Ik: 'Is dat iets wat je deze avond zou kunnen doen?'

Zij: 'Euh... Neen.'

Ik: 'Waarom niet?'

Zij: 'Omdat de strips nog op zolder liggen na de verhuis van 3 jaar geleden.'

Ik: 'Dus als je ze van de zolder haalt kan je de lijst wel up to date brengen?'

Zij: 'Euh... Neen. Want de vitrinekast waar we ze in uitstallen is kapot. Mijn man moet die eerst herstellen. Pas daarna kunnen de strips er in en kan ik de lijst updaten.'

Ik: 'Mooi. Kunnen we dan overeenkomen dat de eerstvolgende actie "Man zeggen dat hij de kast moet herstellen" is?'

Zij: 'Ja, maar hij weet dat.'

Nu moet je weten dat ze samen met haar man naar de opleiding gekomen was. Dit maakte het dus plots nog veel interessanter.

Hij (al lachend): 'Klopt. Ik zal het alvast noteren.'

Ik: 'Laten we dat dan ook even snel verwerken.'

Hij: 'OK. Ik moet de kast dus herstellen. Daarvoor moet ik eerst materiaal gaan kopen. Dus ik denk dat mijn eerstvolgende actie "Materiaal voor herstelling kast kopen" is?'

Ik: 'Dat denk ik ook. Op voorwaarde dat je weet welk materiaal dat is. Als je dat eerst nog moet uitmaken dan is dat je eerste stap.'

Ik: 'En wie gaat de doos van de zolder halen?'

Hij: 'Dat zal voor haar zijn want ik heb geen idee waar die staat.'

Zij: 'Dat zal ik wel doen'.

Ik: 'Zullen we daar dan de eerstvolgende actie van maken?'

Zij: 'Ja, goed.'

Schitterend toch hé. Om het voddeke up to date te krijgen moest de man naar de Gamma :-D. Maar zolang je dat niet weet zal je brein je overtuigen om er niets aan te doen. Daarom is het bepalen van die eerstvolgende actie zo belangrijk. Als je merkt dat een bepaalde taak al heel lang op je takenlijst staat wil dat waarschijnlijk zeggen dat de eerstvolgende avtie niet juist is.

Resultaat van deze oefening: 'het voddeke' is een project bij haar geworden met als verwachte uitkomst 'Nieuwe up-to-date lijst met strips' en een eerstvolgende actie 'Doos met strips van zolder halen'. En bij haar echtgenoot is er een project bijgekomen met verwachte uitkomst 'Herstelde vitrinekast' en een eerstvolgende actie 'Materiaal kopen om vitrinekast te herstellen'. En zij heeft ook een taak toegevoegd aan haar 'Wachten op' lijst met als omschrijving 'Wachten tot man vitrinekast hersteld heeft'.

1 - 0 voor GTD :-)

Jan

BAASOVERJETIJD IS EEN ONDERDEEL VAN JBS BVBA EN VERBONDEN AAN MEEREFFECT EN THE DAVID ALLEN COMPANY
ERNEST OURYSTRAAT 42, 3320 HOEGAARDEN - - 0496/10.97.26
BAASOVERJETIJD IS EEN ONDERDEEL VAN JBS BVBA EN VERBONDEN AAN MEEREFFECT EN THE DAVID ALLEN COMPANY
ERNEST OURYSTRAAT 42, 3320 HOEGAARDEN
- +32 496 10 97 26